关于印发《石家庄市园林建设工程档案管理工作规范》的通知

发布机构：石家庄市园林局

 

石园〔2006〕28 号

各县（市）、区园林绿化主管部门，局直属各单位、机关有关处室：

    为加强我市园林建设工程档案管理工作，发挥档案资料在工程建设、管理、维护以及改扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合我市园林建设的具体情况，我局制定了《石家庄市园林建设工程档案管理工作规范》，现印发给你们，望在实际工作中认真贯彻执行。

二OO六年三月八日

石家庄市园林建设工程档案管理工作规范

一、为加强园林建设工程档案管理工作，提高园林建设档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》，特制定本规范。

二、本规范适用于石家庄市行政区域内由财政投资、造价在15万元以上的新建、改建和扩建的园林建设工程备案存档。

三、归档文件：纸质载体为A4，文本以打印为主，手工书写必须用蓝黑碳素黑水。要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。

四、项目文件的归档及移交：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经过整理的全部文件；建设单位将各单位组成的文件汇编整理后提交档案管理部门。

五、项目文件的组卷及内容

（一）组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，法律性文件手续完备，符合档案管理要求。

（二）卷内文件内容和要求：按照《河北省建筑工程技术资料管理规程》和《石家庄市园林局绿化工程技术资料管理规程》中资料整理规定执行。

（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

六、案卷及卷内文件排列

（一）管理性文件按问题、时间或重要程序排列。

（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、绿化、检测验记录、评定、验收排列。

（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

（四）竣工图按专业、图号排列。

（五）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前、附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

七、卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；两面书写文件，正面在右下角，背面在左下角，或标题栏外上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编号。

八、卷内目录的编制

卷内目录包括的内容如下：

序号：应从阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号。

文件编号：应填写文件的文号或图样的图号或设备、项目代号。

责任者：应填写文件形成部门或主要责任者。

文件题名：应填写文件标题全称。

日期：应填写文件形成日期。

页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号。

备注：需要时填写。

九、案卷封面及脊背的编制

案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。

主要内容如下：

（一）案卷题名：应简明、准确提示卷内文件的内容。主要包括项目：名称、代字、代号及结构、部件阶段的代号和名称等。项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

（二）立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门。

（三）起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期。

（四）保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管界限。

（五）密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

（六）档号：应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

案卷脊背应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。

十、卷内备考表

（一）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量、说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

（二）卷内备考表列在卷内文件之后。

十一、案卷装订要求

（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。图纸可不装订，但同一项目应统一。

（二）案卷内不应有金属物。

（三）单位文件装订时，应在卷内备份文件首页右上角加盖填写档案章。档案章内容有档号、序号。

外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（四）卷皮、卷内表格及制成材料

1、卷皮一般采用卷盒包装，其外表规格为310㎜×220㎜，厚度分别为10㎜、20㎜、30㎜、40㎜、50㎜，用牛皮纸板双裱压制。

2、案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297㎜×210㎜。

3、卷盒和卷内表格印刷应清晰端正。

十二、声像材料的整理

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。声像材料不准在微机中储存，统一刻制光盘。

十三、园林绿化工程档案及声像材料由建设单位统一整理，一式三份，建设单位一份，主管部门一份，质量监督站一份。